código de ética CORPORATIVO

CAPÍTULO I BASES Y FUNDAMENTOS

Art. 1.- Definición y Contenido. El presente Código de Ética recoge los valores y principios éticos de TeUno, del Banco Pichincha y del Grupo Financiero Pichincha al que pertenece, al que en adelante y para efectos de este documento podrá denominarse simplemente y en genérico como “el Grupo”, los mismos que deben observarse y cumplirse en todas las instituciones que lo conforman, a cuyo efecto debe adoptarlo como suyo, en sus relaciones con sus accionistas, aliados, promotores, auspiciantes, patrocinadores, clientes, empleados, proveedores de productos o servicios, otras instituciones, el Estado y la sociedad en general.

Art. 2.- Objetivo. Este documento pretende fomentar los comportamientos y las relaciones ética integrales, observando, en todo momento, las buenas prácticas, usos y costumbres y los lineamientos normativos constitucionales, legislativos y regulatorios. También, busca preservar los principios generales de un estado de derecho, como lo son: la intimidad personal, la libertad de asociación, el derecho al trabajo, a la remuneración justa, la confidencialidad, el manejo ético y profesional de los bienes, recursos e información; y, en general todas aquellas premisas derivadas de un pacto social justo y legítimo.

Art. 3.- Objeto Institucional. El objeto que persigue el Código es establecer y difundir una serie de preceptos que serán plasmados en las relaciones con los actores integrantes del Grupo. Los principios, deberes, conductas y obligaciones aquí descritos se encuentran orientados a fortalecer los valores y principios éticos que afianzan todas las relaciones que se generan en la operación de una institución.

Art. 4.- Alcance. El presente código aplica en cada una de las instituciones del Grupo y en sus relaciones de cada una con:

Sus accionistas, socios, promotores, patrocinadores y miembros del Directorio;
Asesores y consultores;
Administradores y apoderados;
Trabajadores, practicantes y pasantes;
Agentes prestadores de servicios complementarios;
Agentes prestadores de servicios técnicos especializados;
Proveedores de bienes o servicios;
Clientes;
Organismos supranacionales;
Entes estatales y gubernamentales; y,
Cualquier otra persona o entidad que se relacione, por cualquier medio o circunstancia, con cualquiera de las instituciones del Grupo.

A todos estos actores se les conocerá como agentes de relación.

Art. 5.- Importancia. Se considera a la conducta ética como un requisito clave e indispensable para la existencia de una institución, la misma que debe alinear y reforzar permanentemente su cultura ética con la adhesión voluntaria a iniciativas, internas o externas, que promuevan las mejores prácticas económicas, sociales y ambientales en su cadena de valor.

Los personeros que pertenezcan a una de las instituciones del Grupo tienen la responsabilidad y la convicción de actuar de manera ética y reportar de inmediato toda conducta que vaya en contra de los valores y principios descritos en este Código, a través de los canales destinados para tal propósito, que se incluyen en este documento; además, deben ser un modelo constante de conducta y ejercer sus funciones con total responsabilidad, procurando abordar periódicamente temas éticos con las personas de su entorno. Jamás deberán participar ni tolerar infracciones al Código. Conocerlas y no reportarlas constituye una grave violación que pondría en riesgo la reputación de la institución, de sus colaboradores, de los clientes, de los proveedores, entre otros actores.

Art. 6.- Jerarquía y Uniformidad. Las normas contenidas en este Código prevalecerán ante cualquier normativa interna de las instituciones del Grupo; cualquier reglamento, políticas o procedimiento, propios de cada institución, deberán partir de los principios rectores de este cuerpo normativo.

Art. 7.- Garantía de Aplicabilidad. El cumplimiento de las normas establecidas en este Código garantiza que, en todos los ámbitos en el que el Grupo y sus instituciones se desarrollen, siempre se observarán y aplicarán los principios y normas éticas.

Art. 8.- Gobierno Corporativo. Son una serie de relaciones entre una institución, sus administradores, Directorios, accionistas, socios, las mismas que proporciona la estructura funcional a través de la que se definen y cumplen los objetivos estratégicos; y, además define los medios y mecanismos por medio de los que se ejerce autoridad institucional y el cómo se toman las decisiones.

CAPÍTULO II VALORES Y PRINCIPIOS

Art. 9.- Propósito. La alta dirección ha definido que el propósito del Grupo es: “Inspirar y retribuir confianza”.

Art. 10.- Nuestros Valores. La cultura organizacional se basa en valores institucionales, que rigen las relaciones derivadas entre, accionistas, clientes, colaboradores, proveedores, gobierno, estado y la sociedad en general. Estos valores universales y transversales son:

Coherencia. Actuamos con principios de honestidad, transparencia y justicia con clientes, empleados, proveedores y accionistas, responsabilizándonos por los compromisos asumidos.

Esfuerzo. Buscamos la excelencia en todo lo que hacemos, colocando metas desafiantes, que nos obliguen a salir de la zona de confort.

Responsabilidad. Cumplimos con nuestros compromisos en todas las actividades que realizamos y somos responsables de nuestras acciones.

Trascender. Acompañamos a nuestros colaboradores, clientes, comunidad, promoviendo la sostenibilidad de nuestras acciones, con el objetivo de construir un legado.

Art. 11.- Principios. Los principios se clasifican en:

Principios de Acción. Son aquellos que se encuentren inmersos en todas las actividades que se derivan de la naturaleza misma de una institución y se manifiestan en los valores del Grupo; y,

Principios de Relación. Son aquellos que rigen las relaciones de cada uno de los participantes activos de una institución.

Art. 12.- Responsabilidad de la Alta Dirección y Gerentes. Los administradores, representantes, funcionarios y colaboradores de TeUno en general, deben ser modelos de conducta y ejercer un liderazgo ético frente a todos sus grupos de interés. Los líderes tienen la responsabilidad de abordar periódicamente temas éticos con sus equipos y fomentar el alineamiento de los colaboradores con la filosofía de TeUno.

Se considera a la conducta ética como una variable clave para la permanencia de un colaborador en TeUno, sin importar la posición o función que desempeñe. La Alta Dirección y Gerentes deben estar alerta ante situaciones o acciones que puedan constituir una violación al presente código, normas legales, en general, y políticas y procesos internos.

La Alta Dirección y Gerentes jamás deben participar ni tolerar infracciones al código; conocerlas y no reportarlas sería una grave violación que pondría en riesgo la reputación de TeUno, de sus colaboradores, de los clientes, de los proveedores, entre otros actores.

CAPÍTULO III COMITÉ DE ÉTICA

Art. 13.- Conformación. Este órgano colegiado se encuentra integrado por cuatro (4) personeros, de acuerdo con el siguiente descriptivo:

Gerente General
Presidente de TeUno
Gerencias (Comité Ejecutivo)
Legal
TTHH

Art. 14.- Funciones del Comité de Ética. Las funciones del Comité de Ética serán:

Reformar e interpretar el Código de Ética;
Emitir principios y conceptos de dirección, administración y políticas de acción;
Velar por el cumplimiento de las resoluciones del Comité;
Aprobar los reglamentos, directivas e instructivos necesarios para el desenvolvimiento de las actividades y programas del Comité;
Velar por el cumplimiento de los preceptos, objetivos y fines contenidos en el Código de Ética;
Resolver la aplicación de Régimen Disciplinario a cualquiera de los agentes de relación de las instituciones, respetando las garantías del debido proceso; y,
Las que correspondan conforme al presente Código.

Art. 15. Las resoluciones del Comité de Ética serán tomadas con mayoría simple de votos de sus integrantes, el Presidente gozará de voto dirimente.

Art. 16. De cada reunión del Comité de Ética deberá elaborar un acta, debiendo contener la firma de todos sus integrantes.

Art. 17. El acta de la reunión del Comité de Ética deberá contener al menos lo siguiente:

El lugar, fecha, día y hora de la celebración;
El respectivo orden del día; y,
El relato sumario y ordenado del desarrollo de la reunión, así como las deliberaciones que se resolvieron acerca de los puntos tratados en ella.

Art. 18. Las resoluciones del Comité de Ética serán de obligatorio cumplimiento para todas las personas que formen parte del Grupo, conforme el descriptivo constante en el artículo 4 de este Código, para las que le sea aplicable.

CAPÍTULO IV PRINCIPIOS DE RELACIÓN

Art. 19.- No retaliación. Se prohíbe cualquier acción que fomente la retaliación en contra de alguna persona que reporta, en buena fe, faltas a los preceptos contenidos en este Código. Estas acciones podrían ser comportamiento como el acoso, la intimidación, la amenaza, la coerción, entre otros. El cometimiento de acciones de retaliación por cualquier persona activa de una institución se considerará una falta al Código de Ética.

Art. 20.- Diversidad y no Discriminación. El Grupo es respetuoso de los derechos constitucionales y legales y reconoce la dignidad de las personas, respetando las identidades, diferencias, libertad y privacidad; por lo que se prohíbe cualquier tipo de actos de favoritismo, hostigamiento y discriminación basados en la raza, credo, religión, sexo, edad, capacidades diferentes, discapacidad, orientación sexual, color, género, estado civil, idioma, condición socio-económica, condición migratoria, estado de salud, enfermedades catastróficas, diferencia física, nacionalidad o cualquiera otra razón política, ideológica social y filosófica, o en cualquier otra distinción, personal o colectiva, temporal o permanente. La discriminación, en cualquiera de sus formas, será considerada una falta al Código de Ética.

CAPÍTULO V AGENTES DE RELACIÓN
Subtítulo 5.1.- De la Institución

Art. 21.- Confidencialidad y privacidad de la información. La información que se genera en una institución, en virtud de las funciones de cualquiera de los agentes de relación, y a través de sus herramientas, es propiedad de la institución. Los agentes de relación, que puedan ser receptores de información de carácter confidencial o sensible, deben brindar protección a la información confidencial de la que tengan conocimiento por el desempeño de sus funciones y la que pueda ser conocida mediante, pero sin limitarse a, los siguientes medios: por escrito, por la entrega de obras literarias u otras obras de creación intelectual, como programas, listados de programas, herramientas de programación, modelos matemáticos, documentación, informes, diagramas y obras similares que puede entregar la institución; o bien, listados, bases de datos y cualquier otro impreso o medio de información y que incluye dentro de esto cualquier información de clientes a los cuales la institución presente un servicio; o mediante presentación oral o visual.

El agente de relación debe tener, con respecto a la información de la institución, el mismo cuidado y discreción que tiene con su propia información personal o clasificada, y no revelarla, publicarla o diseminarla, sin autorización expresa. De la misma manera debe utilizar la información de la institución únicamente con el objetivo con que se le reveló o, en último término, sólo para beneficio de la institución.

Todo agente de relación de una institución debe suscribir el acuerdo de confidencialidad pertinente al inicio de la relación jurídica o en cualquier tiempo que se le requiera, y se compromete a suscribir cualquier instrumento que permita asegurar la confidencialidad de la información de la institución y cumplir con los aspectos relacionados a la clasificación, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

El incumplimiento de lo dispuesto en este artículo será considerado una falta al Código de Ética, sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y penales, que pueden iniciarse en contra del agente de relación que haya cometido el incumplimiento.

Art. 22.- Difusión, Medios y Publicidad. Emitir declaraciones en nombre de la institución, la interacción con medios, participación en actividades de relaciones y apariciones públicas, deben ser canalizadas por las autoridades internas competentes, que son, el Representante Legal y sus delegados. Adicionalmente, sólo las personas designadas o autorizadas previamente por el Representante Legal pueden realizar comentarios sobre la institución, ya sea de manera oficial o extraoficial.

Se encuentra prohibido utilizar el nombre comercial, las marcas de servicios y productos o cualquier otro signo distintivo de una institución, sin contar con la autorización expresa y en asuntos que no estén relacionado con la ejecución de las funciones del agente de relación.

El incumplimiento de lo dispuesto en este artículo será considerado una falta al Código de Ética.

Art. 23.- Redes Sociales. La administración de la información oficial sobre una institución, en redes sociales, es responsabilidad exclusiva de la gerencia de Marketing o quien designe el Gerente General, cualquiera sea su denominación; por lo tanto, los agentes de relación no están autorizados a publicar ningún mensaje sobre, ni a nombre de una institución. Así mismo, no pueden publicar fotografías o videos con uniformes, credenciales o en las instalaciones de una institución, sin autorización previa. Únicamente se puede compartir información oficial generada por la institución en sus redes sociales.

Si se observa una publicación negativa sobre la institución en redes sociales, el agente de relación no debe responder a la misma salvo que esté autorizado para hablar en nombre de la institución, y debe reportar lo que ha identificado, a la Administración o al área competente.

El incumplimiento de lo dispuesto en este artículo será considerado una falta al Código de Ética.

Art. 24.- Registro y contabilidad. Todas las transacciones de una institución son registradas de manera confiable y oportuna; de conformidad con los procedimientos establecidos, sistemas contables y auditorías, garantizando la confiabilidad, precisión y veracidad de las cuentas, registros y reportes, cumpliendo con los organismos de regulación y control.

Art. 25.- Nepotismo. Toda persona, previo al inicio de su relación civil, societaria, laboral o de cualquier tipo, con la institución, y durante su desarrollo, debe declarar sobre la existencia o no de parentesco en los tipos y grados señalados en las respectivas políticas internas de cada institución, a fin de que ésta pueda asegurar un apropiado ambiente de gestión de dichas personas, para evitar eventuales conflictos de interés. En caso de que exista relación de parentesco, derivada de algunas de las relaciones descritas en este artículo, será remitida y analizada por el Comité de Ética, para que determine si existe o no un conflicto de interés.

Art. 26.- Uso de bienes y servicios de la institución. Es responsabilidad de todos los agentes de relación el buen uso y conservación de los bienes y recursos de la institución, y de los que se les haya proporcionado para el ejercicio de sus funciones, y responderán por cualquier situación o incidente que pueda dar como resultado pérdidas, daños, mal uso, hurtos, robos, malversación o destrucción de tales bienes y recursos. La institución determinará la forma en que se hará efectiva esta responsabilidad.

Art. 27.- Competencia. Las instituciones, fieles a sus principios, practicarán una competencia sana y enmarcada en los preceptos establecidos por la Constitución de la República y en la Ley Orgánica de Regulación y Control del Poder de Mercado, con las instituciones que se consideren como sus competidores, para lo que, en el desenvolvimiento de sus actividades, practica usos o costumbres honestos en el desarrollo de sus transacciones económicas. En tal sentido las instituciones no ejercerán ni incentivarán prácticas desleales contra sus competidores y/o que puedan causar perjuicio a sus clientes, y lo mismo exige de sus agentes de relación.

Por lo anterior, las instituciones repudiarán toda competencia desleal, todo hecho, acto o práctica contrarios a la ley, tales como actos de engaño, de denigración, de comparación, explotación de la reputación ajena, violación de secretos empresariales, prácticas agresivas, entre otras.

Art. 28.- Prevención de lavado de activos y otros delitos. Las instituciones se oponen, imperativamente, a las actividades de lavado de activos y otros delitos, y para ello promueve una cultura de prevención, con el fin de evitar que, un agente de relación incurra, directa o indirectamente, en cualquier actividad ilícita al respecto, como pueden ser los siguientes:

Tener, adquirir, transferir, poseer, administrar, utilizar, mantener, resguardar, entregar, transportar, convertir o beneficiarse de cualquier manera, de activos de origen ilícito.
Ocultar, disimular o impedir, la determinación real de la naturaleza, origen, procedencia o vinculación de activos de origen ilícito.
Prestar su nombre o el de la sociedad o empresa, de la que sea socio o accionista, para la comisión de los delitos tipificados en este artículo.
Organizar, gestionar, asesorar, participar o financiar la comisión de los delitos tipificados en este artículo.
Realizar, por sí mismo o por medio de terceros, operaciones y transacciones financieras o económicas, con el objetivo de dar apariencia de licitud a actividades de lavado de activos.
Ingresar o egresar dinero de procedencia ilícita por los pasos y puentes del país.

Art. 29.- Operaciones con información privilegiada. Se entiende por información privilegiada el conocimiento de actos, hechos o acontecimientos capaces de influir en los precios de los valores y materia de intermediación en el mercado, mientras tal información no sea de conocimiento público. Toda persona que, debido a su cargo, empleo, posición o relación con los participantes del mercado, tenga acceso a información privilegiada, está obligado a guardar estricto sigilo sobre ella, bajo las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar, de conformidad con la ley.

Subtítulo 5.2.- De los Administradores y Directores

Art. 30. El Representante Legal y los Directores siempre se guiarán por los principios de ética, moral, contrato social y buenas costumbres, en todos los negocios jurídicos que intervenga en el desempeño de sus funciones y no llevarán adelante prácticas o actividades inapropiadas que puedan causar daño, sea este emergente o moral, a la institución a la que representan.

Art. 31. El Representante Legal y los Directores promoverán y mantendrán estándares de conducta éticos en todo momento y se manejará de manera justa y honesta.

Art. 32. La relación del “Representante Legal” para con sus empleados será como “Patrono” y “Empleado”; será el único responsable por reclamos administrativos y judiciales que provengan de las relaciones laborales con sus trabajadores, durante el periodo que se desempeñe como “Representante Legal”.

Art. 33. El Representante Legal siempre mantendrá relaciones de respeto, colaboración y solidaridad sin discriminación de origen, raza, sexo, color, edad, clase social, incapacidad física, orientación sexual y/o cualquier otra forma de discriminación, para con sus empleados, proveedores, aliados y miembros del órgano máximo de administración de la institución.

Art. 34. El Representante Legal y los Directores evitarán cualquier situación que pueda implicar un conflicto de interés con la institución a la que representan y con sus empleados.

Art. 35. El Representante Legal y los Directores, no utilizarán los bienes o instalaciones de la institución para financiar o cometer, directa o indirectamente, ninguna actividad ilícita y especialmente las mencionadas en la ley denominada USA PATRIOT, cuyo alcance es extraterritorial, estas actividades son: actos de terrorismo, contrabando, contrabando de vehículos, corrupción de funcionarios públicos, desfalco, enriquecimiento ilícito, estafa calificada, evasión fiscal, extorsión, fraude con valores, fraude financiero, narcotráfico, peculado, pornografía, prostitución y pornografía infantil, rebelión, robo, secuestro, secuestro con extorsión, soborno, tráfico de personas, tráfico ilegal de armas, tráfico ilegal de niños y tráfico ilegal de órganos humanos.

Art. 36. El Representante Legal se compromete a rendir cuentas de su gestión durante el periodo que ejerza su cargo; y, además se compromete a proveer cualquier tipo de información sea de su exclusivo conocimiento, toda vez que haya concluido la relación con la institución.

Subtítulo 5.3.- De los Trabajadores, Practicantes y Pasantes (Colaboradores)

Art. 37.- Relación con colaboradores. La relación con los colaboradores se enmarca en un modelo de gestión sostenible que asegure:

Prácticas laborales justas y diversas;
Seguridad, Salud y Ambiente;
Salvaguarda de los activos; y,
Procesos de incorporación basados en una metodología de valoración objetiva, que permite seleccionar y contratar candidatos con valores, conocimientos y competencias idóneas para cada puesto de trabajo.

Art. 38. La institución se abstiene de contratar candidatos que hayan tenido o tengan una sentencia ejecutoriada, en última instancia, en la que se le declare culpable de delitos, ya sea en calidad de autor material, autor intelectual, cómplice o encubridor.

Art. 39.- Acoso. Se prohíbe todo tipo de acoso incluyendo, pero no limitándose a acoso verbal (comentarios denigrantes, burlas, amenazas o difamaciones entre otros), acoso físico (contacto innecesario u ofensivo), acoso visual (difusión de imágenes, gestos o mensajes denigrantes u ofensivos), acoso sexual (insinuaciones, requerimientos o contacto físico) o acoso psicológico (conductas abusivas en forma de actos, palabras, escritos o gestos que vulneran la identidad, dignidad o integridad física o psicológica de una persona).

Art. 40.- Balance vida familiar – vida laboral. Es deber de cada colaborador asegurar un adecuado balance entre su vida laboral y personal. Además, la institución ofrece condiciones adecuadas para que sus colaboradores puedan conciliar sus actividades laborales con las personales, promoviendo el respeto a las jornadas laborales establecidas por la ley, licencias laborales y motivando el goce de vacaciones para la realización de otras actividades igualmente importantes como el tiempo con la familia, lúdicas, deportivas, culturales, educativas, y así asegurar su bienestar físico y psicológico y su adecuado rendimiento en el trabajo.

Art. 41.- Filosofía de permanencia. La institución buscará propiciar un ambiente de trabajo saludable y productivo que canalice el potencial y la innovación en cada uno de los colaboradores, fomentando la cooperación y el trabajo en equipo. La igualdad de oportunidades para los colaboradores será en función de su perfil, es decir, formación, capacidades y actitudes, para lo cual, establece medidas justas de evaluación de sus competencias y desempeño.

Art. 42.- Lugar seguro de trabajo. Las instituciones del Grupo promoverán un entorno de trabajo seguro, brindado las condiciones y la capacitación adecuada entre sus grupos de interés, y procurando expandir estas buenas prácticas a las familias de sus colaboradores. Es obligación de las instituciones cumplir y hacer cumplir el Reglamento y la Política de Seguridad, Salud y Ambiente.

Las instituciones del Grupo mantendrán un ambiente de trabajo libre de drogas, otras sustancias estupefacientes, psicotrópicas y alcohol; no permitirá a sus colaboradores consumirlos en su interior o presentarse al trabajo bajo los efectos de éstos.

Art. 43.- Violencia. Las amenazas o actos de violencia (física, psicológica o de cualquier índole) no son tolerados y deben ser reportados en caso de presentarse. Todo colaborador que amenace o perpetre un acto de violencia está sujeto a medidas disciplinarias, incluyendo la terminación del contrato correspondiente, de acuerdo con la ley.

Art. 44.- Ausentismo. Todas las instituciones del Grupo contarán con una “Política de Ausentismo”, la misma que tendrá como objetivo emitir directrices para la correcta aplicación de control por ausentismo en sus colaboradores, para implementar procedimientos y acciones que se apliquen y apoyen al correcto control y cumplimiento de la normativa aplicable.

Art. 45.- Filosofía de desvinculación. Las instituciones del Grupo gestionarán, de forma oportuna y adecuada, los casos en los que, por cualquier causa, se dé por terminada la relación, civil o laboral con el colaborador, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente.

Art. 46. De producirse una situación de matrimonio, unión de hecho, procreación o convivencia sentimental, que cree una situación de parentesco entre colaboradores y que la misma genere conflicto de intereses, los colaboradores deben informar este hecho por escrito al Comité de Ética, a fin de que sea este ente, quien decida sobre la permanencia de los colaboradores en cualquiera de las instituciones del Grupo, o promueva su reubicación.

Art. 47.- Conflicto de intereses. Los colaboradores de una institución no deberán actuar para obtener beneficios personales con ocasión o como efecto del cumplimiento de sus funciones, o por transacción alguna en particular en que un accionista, funcionario, director, administrador o su cónyuge o conviviente y parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad, tengan interés de cualquier naturaleza que perjudique a los intereses de la institución.

No se puede otorgar a ningún cliente, proveedor, o cualquier otra persona, ninguna clase de beneficios que vayan en contra de las limitaciones y condiciones establecidas por las políticas de la institución.

Las Líneas de Supervisión deberán prevenir y gestionar el riesgo potencial y reportar el riesgo existente (de ser el caso), que pueda ocasionarse ante situaciones de interés personal de los colaboradores y que puedan influir en su juicio o en la toma de decisiones que pudieren ser perjudiciales para la institución. En tal sentido, la institución no debe contratar a colaboradores que por nepotismo generen un conflicto de interés.

Los colaboradores de la institución solamente podrán prestar sus servicios a la institución y de forma exclusiva durante la vigencia de su relación contractual; de la misma forma, no pueden asesorar a ninguna entidad afín al giro de negocio o laborar en instituciones que brinden servicios similares a los que presta la institución. Se exceptúan las actividades contempladas en la Ley, la docencia académica y actividades profesionales que no generen un conflicto de intereses y siempre que se cuente con la autorización de la respectiva Línea de Supervisión, que debe haber validado la inexistencia del conflicto. La Línea de Supervisión debe escalar la consulta al área de RRHH. La validación y la consulta deberá hacerse al Representante Legal o al Asesor Legal.

Subtítulo 5.4.- De los Clientes

Art. 48.- Mandamientos de servicio. La institución se compromete a buscar la satisfacción de sus clientes mediante el servicio y la atención de calidad. Internamente imparte a sus colaboradores los respectivos mandamientos de servicios, establecidos en su política interna de servicios al cliente.

Art. 49.- Protección al cliente. Apegados a las mejores prácticas internacionales de protección al cliente, la institución deberá cuidar los siguientes factores:

Que el diseño de productos y servicios verdaderamente cubra las necesidades de los clientes y su distribución sea a través de canales apropiados;
Ser transparente en las relaciones comerciales, contando con precios que observan la normativa nacional y que sean justos para los clientes, a quienes se les otorga un trato cálido y respetuoso en cada interacción, cuidando la privacidad de sus datos y poniendo a su disposición canales y mecanismos de reclamos y requerimientos.

Art. 50.- Precisión de la información. La información proporcionada a los clientes debe ser veraz, confirmada y sometida a chequeo cruzado en los casos que amerite. Adicionalmente, debe establecerse su autenticidad, identificando clara y directamente las fuentes, si se requiere.

Art. 51.- Conflicto de intereses con clientes. Los agentes de relación deberán tener presente que, con su trabajo, desempeñan un papel importante con los clientes y el público en general. Por lo mismo, sus cualidades de honorabilidad, delicadeza, confidencialidad y educación son esenciales en el desempeño de su trabajo.

El agente de relación de una institución no podrá servir de intermediario de los clientes en sus gestiones con la institución, cuando no son parte natural de su gestión.

Tampoco podrán solicitar, ni aceptar ofrecimientos de préstamos, garantías, ayudas económicas, obsequios, donaciones o cualquier otro aliciente para desempeñar las funciones propias de su cargo, en razón de beneficiar a clientes de la institución.

El trato adecuado a los clientes es parte fundamental del servicio al cliente por lo que, el agente de relación deberá, en todo momento, utilizar lenguaje apropiado y respetuoso con los clientes.

Es responsabilidad de los agentes de relación tener un adecuado conocimiento de los clientes y sus actividades, con el fin de identificar transacciones de naturaleza inusual, aplicando las normas, leyes y regulaciones de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, la sana crítica y la experiencia.

Subtítulo 5.5.- De los Asesores, Consultores y Proveedores

Art. 52.- Prácticas de contratación responsable. La institución fomentará el concepto que sus asesores, consultores y proveedores son aliados estratégicos con los que se crece juntos, y quienes le permiten canalizar productos y servicios, de calidad y de manera ética y responsable. Para ello aplica prácticas de compras responsables que buscan que los impactos ambientales, sociales y económicos sean los más positivos posibles durante todo el ciclo productivo.

Art. 53.- Cumplimiento legal. Los asesores, consultores y proveedores deberán mantener un comportamiento formal y regido por los más altos estándares éticos y en cumplimiento de la normativa vigente.

La institución contará con un reglamento de seguridad, salud y ambiente y motiva a sus asesores, consultores y proveedores a dar cumplimiento a las normas y reglamentos existentes sobre la temática. Los asesores, consultores y proveedores garantizarán un ambiente seguro y saludable para sus propios agentes de relación, tanto en las actividades que efectúen en las instalaciones de la institución, como en sus propias instalaciones. Los asesores, consultores y proveedores deberán cumplir con la normativa de preservación ambiental, aplicable a su giro de negocio, y que motiven, al interior de sus dependencias, la ejecución de buenas prácticas y el uso responsable de los recursos naturales en todas sus operaciones.

Ninguna institución del Grupo se vinculará con asesores, consultores y proveedores que hayan perjudicado, dolosamente, al Estado o a terceros.

La institución deberá adoptar los mecanismos necesarios para asegurar que los asesores, consultores y proveedores cumplan con las políticas de la institución, que incluyen, pero no se limitan al presente Código de Ética y a la respectiva “Política de Compras”.

Art. 54.- Obsequios y regalos. Los asesores, consultores o proveedores pueden entregar, como un gesto comercial, objetos promocionales, invitaciones, regalos u otros, cuyo valor en el mercado no supere la cantidad de CINCUENTA DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA (USD 50,00); no podrán ofrecer obsequios que superen dicho monto, así como tampoco, ofrecer ayudas económicas, descuentos para compras personales, donaciones, atenciones u otro tipo de beneficios. Cualquier beneficio recibido de un proveedor debe ser comunicado inmediatamente a la Línea de Supervisión, a la Gerencia de RRHH, al Representante Legal o al Comité de Ética, según corresponda, con el detalle respectivo.

Art. 55.- Manejo de la información. Los convenios de confidencialidad que mantiene la institución con sus asesores, consultores o proveedores son aplicables y exigibles aun para sus colaboradores y administradores; es su obligación no divulgar información referente a la institución, aún después de finalizada la relación comercial.

Art. 56.- Conflicto de intereses. Todo asesor, consultor y proveedor deberá declarar si él y/o su cónyuge; o, en caso de personas jurídicas, si los administradores y/o los principales accionistas, tienen conflicto de interés o relación hasta el segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad con algunos de los funcionarios de la institución, encargados directa o indirectamente de los procesos de adquisición de bienes y servicios y administración de contratos.

Subtítulo 5.6.- De los organismos del Estado y Autoridades

Art. 57. Las instituciones del Grupo acatarán y cumplirán con todas las leyes y regulaciones aplicables a cada actividad.

Cuando un agente de relación sea familiar directo o indirecto de una autoridad pública, ya sea por designación o por elección popular, es adecuado que este hecho sea informado a la administración de la institución, en razón de tomar las medidas adecuadas en cuanto a “Personas Públicamente Expuestas”. Si con ocasión de las responsabilidades laborales un colaborador tiene relación con las autoridades antes señaladas, su conducta debe ser de cordialidad absoluta, transparencia y ética. Son conductas no adecuadas con autoridades el recibir u ofrecer regalos, invitaciones, u otra prebenda de cualquier tipo.

Subtítulo 5.7.- De la Sociedad y el Entorno

Art. 58.- Sociedad. Las instituciones del Grupo contribuirán activamente con proyectos ecológicos, culturales, educativos y otros programas de incidencia social.

Art. 59.- Transparencia. Las instituciones del Grupo actuarán, siempre, bajo los preceptos de transparencia y equidad, siendo coherentes a los valores y principios descritos en el Código y las mejores prácticas comerciales.

Art. 60.- Derechos Humanos. Las instituciones del Grupo promoverán el respeto y contribuirán a la protección de los derechos humanos con todos sus grupos de interés, que están alineados a su cultura corporativa en el marco de lo establecido en la Carta Internacional y en la Declaración Universal de los Derechos Humanos.

Art. 61.- Seguridad, Salud y Ambiente. Las instituciones procurarán el cumplimiento de todos los preceptos, normas y políticas concernientes a la salud y seguridad ocupacional, y la protección del medio ambiente, identificando y gestionando de forma sistemática todos estos elementos, dentro de su cadena de valor. Adicionalmente, efectuarán procesos de conservación y uso adecuado de los recursos naturales, los mismos que se enfocarán en minimizar el impacto de sus actividades productivas.

Art. 62.- Privacidad de datos. Las instituciones respetarán los derechos de privacidad de los colaboradores, clientes, administradores, directores, consultores, asesores, proveedores, socios, promotores, aliados estratégicos y accionistas. Se informará a las personas sobre la recolección y procesamiento de sus datos personales, lo que les permitirá tomar decisiones informadas y ejercer sus derechos. Se recopilarán, almacenarán y procesarán datos personales únicamente con fines comerciales específicos y legítimos, asegurando la seguridad y confidencialidad de dichos datos.

CAPÍTULO VI DENUNCIAS Y PROCEDIMIENTO

Art. 63.- Generalidad de la Denuncia. Quienes formen parte de una institución, bajo cualquier tipo de condición como agente de relación deberán conducirse con lealtad hacia a la institución, además su comportamiento y funciones las ejercerán con rectitud, independencia, imparcialidad y discreción, sin sobreponer ningún tipo de interés personal, manteniendo siempre, una conducta profesional intachable; evitando y denunciando cualquier situación que pudiera configurarse en un conflicto de intereses o una falta al Código de Ética.

Art. 64.- Denuncia. Cualquier agente de relación podrá denunciar actuaciones y comportamientos de una persona o grupo de personas que hayan realizado o se encuentren ejecutando acciones contrarias a los preceptos del presente Código, la ley, las buenas costumbres o las políticas internas de cada institución.

Las denuncias podrán realizarse cuando se conozca o se presuma un comportamiento de un agente de relación relacionados con actos de fraudes, actos en contra del Reglamento Interno de Trabajo, propuestas no éticas, corrupción, soborno, conflicto de intereses, nepotismo y todo aquello que vaya en contra de las políticas y procedimientos de la institución, mal uso de información confidencial de clientes o normas sujetas al sigilo y confidencialidad, denuncias de colaboradores en lo que se refiere a acoso laboral, acoso sexual, discriminación, entre otros.

La denuncia deberá ser formal y será remitida por medio electrónico a la siguiente dirección: etica@teuno.com

La información que contendrá la denuncia será:

Identificación del denunciante. Nombres completos, institución con la que se relaciona o pertenece;
Detalle del Incidente. Nombre o nombres de las personas involucradas, fecha o periodo de tiempo del incidente y lugar del incidente;
Soporte. Identificación de testigos, si existieran y documentación de respaldo;
Nombre o nombres de las personas involucradas; y
Detalle del incidente.

Las denuncias que no contengan lo establecido en este artículo no serán tramitadas, conforme al procedimiento que se detalla en este Código. Adicionalmente si una denuncia es calificada, por el Comité de Ética, como maliciosa o temeraria, el denunciante será sancionado con la terminación del contrato de trabajo, contrato de servicios o remoción del cargo, según corresponda.

Art. 65.- Investigación. Con la recepción de la denuncia por el canal correspondiente, la misma será calificada por el delegado encargado receptor de denuncias del Comité de Ética y de considerarlo necesario solicitará más información al denunciante.

Una vez iniciada la etapa de investigación, se solicitará la intervención y cooperación de otras áreas corporativas; toda vez que se cuente con todos los elementos necesarios se emitirá un informe y se convocará a Reunión en pleno del Comité de Ética quien decidirá si es necesario convocar a una Audiencia Preliminar con él o los implicados.

Art. 66.- Audiencias. En la Audiencia Preliminar se convocará a él o los implicados, con el fin de que conozcan la denuncia y el informe inicial; en un término no mayor a siete (7) días se convocará a una Audiencia Resolutiva, dónde el o los implicados podrán ejercer su legítimo derecho a la defensa y presentar todas las pruebas de descargo que consideren necesarios, inclusive la intervención de testigos. En esta misma Audiencia se emitirá una resolución motivada y se establecerá la sanción correspondiente conforme el capítulo VII del presente Código de Ética.

Art. 67. Durante todo el proceso se guardará confidencialidad sobre toda la información relacionada al reporte, por parte de todos los intervinientes. La información únicamente será develada para fines legales.

CAPÍTULO VII SANCIONES Y RÉGIMEN DISCIPLINARIO

Art. 68. Todas las violaciones, faltas e inobservancias al Código de Ética se considerarán graves. Será el Comité de Ética quien decidirá las sanciones en la Audiencia Resolutiva.

Art. 69.- Sanciones. Las sanciones, de acuerdo con su nivel de gravedad, impacto e incidencia, serán las siguientes:

Llamado de atención verbal por parte del Comité de Ética.
Llamado de atención escrita por parte del Comité de Ética.
Terminación del contrato de trabajo, contrato de servicios y remoción del cargo, según corresponda.

Las instituciones del Grupo se reservan el derecho de iniciar las acciones administrativas, civiles y penales que correspondan.

CAPÍTULO VIII DISPOSICIONES GENERALES

Art. 70.- Difusión. Las instituciones tienen la obligación de divulgar el presente Código de Ética con todos sus agentes de relación; y, además realizará, de manera constante, campañas recordatorias de las normas y preceptos del Código.

Art. 71.- Derogación. Toda vez que el presente Código entre en vigencia, quedan expresamente derogados y sin ningún valor ni efecto legal, los códigos de ética prescritos con antelación a la fecha de vigencia del presente documento.