Política de Debida Diligencia

1. Objetivo

Establecer los lineamientos y procedimientos para la correcta implementación de la debida diligencia dentro de TEUNO, garantizando que todas las decisiones se realicen conforme a los más altos estándares éticos, legales y operacionales. Busca prevenir riesgos de incumplimiento, corrupción, discriminación o conflictos de interés en todas las acciones relacionadas con la gestión del talento humano.

2. Alcance

Esta política aplica a todos los colaboradores de TEUNO.

3. Responsabilidades

• Jefe de Talento Humano. Responsable de asegurar que la política de debida diligencia se aplique de manera efectiva en todos los procesos relacionados con la gestión del talento humano.
• Responsables de Área. Son responsables de garantizar que los procesos cumplan con los estándares de debida diligencia.
• Colaboradores. Todos los empleados deben colaborar en el cumplimiento de esta política, reportando cualquier irregularidad o conducta que contravenga los principios establecidos en la debida diligencia.

4. Políticas Generales

1. Esta política está elaborada en cumplimiento de la normativa vigente.
2. TEUNO, en concordancia con sus valores institucionales, no admitirá la contratación de personas que se encuentren incluidas en investigaciones asociadas a la corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo, actividades fraudulentas, soborno, o financiación de armas de destrucción masiva o que tengan antecedentes que pongan en riesgo a la institución.
3. Se calificará como fraude cualquier acto malintencionado de los colaboradores con conocimiento de causa, que ponga en riesgo a la empresa; esto conllevará a que se les realicen los procesos disciplinarios conforme al reglamento interno y Código del Trabajo.
4. Se realizará la debida diligencia mediante el Formato Conozca a su Empleado a colaboradores con cargos de Subgerencias, Gerencias, Comerciales, así como a quienes tengan influencia sobre compras a proveedores y quienes perciban un salario superior a USD 5.000,00, y se hará actualización de datos personales una vez al año.
5. Se realizará una revisión de antecedentes del empleado antes de su vinculación, incluyendo la verificación de información relevante relacionada con inhabilidades, sanciones o procesos legales. En caso de detectar alguna situación significativa, se notificará a las partes correspondientes para evaluar la situación.
6. Se deberá alinear con la información de lavado de activos y sus procedimientos.
7. En concordancia con el principio de anticorrupción, queda estrictamente prohibido solicitar, aceptar o recibir de clientes, proveedores actuales o potenciales, o cualquier persona con relación de negocios con la organización, beneficios, pagos, regalos, favores o cualquier otro tipo de incentivo que pueda influir indebidamente en decisiones comerciales o comprometer la objetividad e integridad de los colaboradores. Entre otros:
   
   1. Dinero o equivalentes a dinero.
   2. Obsequios de valor significativo (superior a USD 50,00). No se aceptan obsequios que excedan este valor.
   3. Invitaciones a actividades recreativas, viajes, ventajas, recompensas o ayudas económicas.
   4. Todo obsequio o atención recibida debe ser reportada a la Jefe Administrativa para que luego sea entregado al Gerente General y se evalúe la disposición o proceso a seguir.

5. Política específica para anticorrupción

5.1. Alcance

Esta política aplica a todos los empleados, directivos, representantes, contratistas, proveedores y cualquier tercero que actúe en nombre o representación de TEUNO, sin excepción y en todas las ubicaciones donde la empresa opera.

5.2. Políticas Generales

• Cero tolerancia a la corrupción. Se prohíbe cualquier forma de soborno, extorsión, fraude, malversación de fondos u otras prácticas corruptas.
• Cultura y concientización. La cultura de TeUno se basa en valores institucionales que rigen las relaciones entre sus colaboradores, clientes, accionistas, proveedores, comunidades, entes de control y colegas. Entre estos valores está el de la coherencia, que requiere que los colaboradores actúen siempre con honestidad, transparencia, integridad y responsabilidad. Los colaboradores deben ser modelos de conducta y ejercer un liderazgo ético frente a todos sus grupos de interés. Todos los colaboradores deben participar y aprobar las capacitaciones y cursos mandatorios de Compliance (ética y conducta, fraude interno, antisoborno y anticorrupción).
• Integridad y transparencia. Las relaciones comerciales deben basarse en prácticas éticas y transparentes, evitando cualquier conducta que comprometa la objetividad o independencia de decisiones.
• Marco de concordancia. La presente política se enmarca en línea con las disposiciones y regulaciones emanadas desde el Banco Pichincha por intermedio de su Política de Anticorrupción y Antisoborno.

5.3. Políticas Específicas

• Obligatoriedad. Todos los colaboradores de TeUno deberán cumplir y acatar lo dispuesto en la presente política de acuerdo con la matriz de aprobación de regalos y otros beneficios para prevenir la corrupción.
• Independencia. Los colaboradores no deben influir en el juicio o en la toma de decisiones de otros colaboradores para beneficio personal o de terceros (proveedores, empresas, clientes, miembros de su familia, amigos, entre otros).
• Imagen o reputación. La reputación de TeUno respecto de su integridad es fundamental para el éxito del negocio; por ello, nuestras actuaciones en representación de TeUno no deben ser ni parecer situaciones de soborno o cualquier forma de corrupción.
• Actuación. No se puede dar, ofrecer ni prometer, de forma directa o indirecta, nada de valor a nadie —incluyendo a servidores públicos, clientes y proveedores— si se pretende o podría razonablemente tener la apariencia de influenciar de manera impropia una acción u obtener una ventaja de cualquier tipo, e incluir a otros a violar sus deberes.

Los colaboradores están prohibidos de solicitar, aceptar o recibir cualquier cosa de valor de cualquier persona o entidad si se pretende o razonablemente podría tener la apariencia de influenciar indebidamente sus decisiones en representación de TeUno.

Está prohibido a los colaboradores solicitar, recibir o aceptar —de clientes, proveedores actuales o potenciales o cualquier otra persona que mantenga una relación de negocios con TeUno— ningún tipo de retribución, regalo en dinero o en especies, invitación para actividades recreativas, recompensas, préstamos, garantías, ayudas económicas, viajes de entretenimiento y/o favores que puedan influir o aparenten influir en sus decisiones o generen ventajas, beneficios o recompensas indebidas o ilegales.

No se podrá efectuar ni prometer pago alguno a un proveedor, excepto por cambio de bienes o servicios legítimos. Todos estos pagos deberán ser por un monto que no sea mayor al valor justo de mercado de los bienes o servicios legítimamente recibidos por TeUno.

No se contratará proveedores sin la realización de actividades de debida diligencia, de conformidad con las políticas, procesos y procedimientos establecidos en TeUno. Las invitaciones de los proveedores actuales y potenciales a eventos, conferencias, foros, ferias, entre otros —que se relacionan a la actividad del negocio de TeUno— se establecerán en el Anexo 1. Matriz de aprobación de regalos y otros beneficios para prevenir la corrupción.

Cualquier donación de caridad o para fines de beneficencia que haga TeUno a solicitud de un servidor público o entidades públicas deberá contar con la aprobación interna correspondiente.

Los colaboradores de TeUno no podrán realizar actividades políticas ni cualquier actividad destinada a intentar influenciar políticamente a otros colaboradores, clientes, proveedores o terceros.

Los colaboradores que participaren en actividades electorales deberán reportar esta participación al área de Talento Humano, Legal y Gobierno y Riesgo.

Los colaboradores que realicen o gestionen registros contables son responsables de que estos reflejen, de manera exacta, justa y precisa, todas las operaciones con detalle razonable, de acuerdo con las políticas, procesos y procedimientos existentes en TeUno.

Ningún colaborador sufrirá consecuencias adversas por negarse a ofrecer, prometer, pagar, dar o autorizar un pago, beneficio, ventaja o recompensa indebida o ilegal, aun cuando hacerlo resulte en la pérdida de oportunidades comerciales.

Se prohíbe y no se tolerará represalia o amenaza de represalia alguna en contra de un colaborador que reporte una posible violación de las leyes, los reglamentos o la presente política. De igual manera, se prohíbe que cualquier colaborador desaliente o impida a otro presentar una denuncia o buscar ayuda o asistencia para reportar un asunto. Las represalias son una violación por sí mismas y podrán reportarse a los canales de contacto establecidos para estos fines.

TeUno mantiene una cultura abierta donde los colaboradores se sientan seguros para buscar orientación y expresar sus inquietudes. Toda consulta sobre la aplicación de esta política puede canalizarse hacia el área de Talento Humano, Legal y Gobierno y Riesgo.

El soborno no tiene que ser en efectivo o de índole financiero. Se pueden encontrar otras formas de utilizar de manera inadecuada la posición del colaborador para contratar colaboradores o proveedores, solicitando a cambio favores.

En el evento que se entable una investigación interna por un potencial caso de soborno o corrupción, los colaboradores se obligan a brindar su total cooperación.

Las faltas de cooperación, incluyendo —pero no limitándose— a no denunciar potenciales actos indebidos y al ocultamiento de información, serán sancionadas de acuerdo con la normativa aplicable vigente.

5.4. Canales de Denuncia

TEUNO pone a disposición de sus colaboradores y terceros un canal confidencial para reportar actos sospechosos o violaciones a esta política. Se garantiza la confidencialidad y la no represalia contra quienes denuncien de buena fe. El canal de denuncia será:

• Correo electrónico: etica@teuno.com

6. Sanciones

El incumplimiento de esta política será considerado una falta grave y podrá derivar en sanciones disciplinarias, incluyendo la terminación del contrato laboral, según lo establecido en el reglamento interno de la organización.

7. Glosario

• Actividades políticas: realizar contribuciones políticas corporativas, solicitar contribuciones políticas, utilizar fondos o recursos de TeUno u ofrecer servicios personales en horas laborales a favor de un candidato o partido político, o intentar influenciar políticamente a colaboradores, clientes o proveedores.
• Beneficios: dinero o ayudas económicas, garantías, donaciones, regalos, cortesías de negocios, invitaciones a comidas, tarjetas u órdenes de consumo, invitaciones a eventos profesionales, culturales o deportivos, trofeos o entretenimiento, viajes, contratos, acciones, derechos, títulos, donaciones y aportes.
• Colaboradores: funcionarios de TeUno que acojan esta política con o sin relación de dependencia laboral, tales como representantes legales, asesores, funcionarios, apoderados, factores de comercio y pasantes.
• Corrupción: mal uso del poder para obtener o intentar obtener un beneficio indebido o ilegal.
• Cualquier cosa de valor: aquello con valor económicamente apreciable, incluyendo dinero, regalos, hospitalidad, gastos, viajes, cursos, conferencias, oferta de empleo u otra experiencia laboral (remunerada o no), contribuciones caritativas o políticas.
• Nepotismo: relaciones de parentesco por consanguineidad o afinidad entre colaboradores que tengan relación de dependencia en TeUno.
• Servidor público: persona que trabaje, preste servicios o ejerza un cargo, función o dignidad dentro del sector público, incluyendo gobierno nacional, gobiernos seccionales, servidores judiciales y legislativos, policías, militares, funcionarios de entidades privadas con participación estatal mayoritaria y funcionarios de organismos internacionales de derecho público.
• Soborno: oferta, promesa, entrega, aceptación, solicitud o recepción, directa o indirecta, de cualquier cosa de valor con la intención de influenciar indebidamente la toma de decisiones de servidores públicos, clientes, proveedores o terceros.
• Fraude: engaño económico con la intención de conseguir un beneficio, con perjuicio para otra parte.
• Verificación: comprobación o ratificación de la autenticidad o verdad de una cosa.
• Riesgos de Cumplimiento: riesgos asociados con el incumplimiento de leyes laborales, normas de igualdad, políticas internas y normas éticas, que pueden derivar en consecuencias legales, reputacionales u operacionales.
• Anticorrupción: conjunto de acciones, normas y prácticas destinadas a prevenir, detectar y sancionar actos corruptos como el soborno, el fraude, la malversación de fondos y el abuso de poder, promoviendo la transparencia, la integridad y la legalidad.

Referencias a otros documentos

• Reglamento Interno de Trabajo
• Código del Trabajo
• Norma ISO 9001:2015
• Norma ISO 20000-1:2018
• Norma ISO 27001:2022
• Manual de Prevención de Lavado de Activos
• Procedimiento de Contratación Ingreso de Personal

Anexos

• Formato Conozca a su Empleado
• Procedimiento Disciplinario